Όταν οι ΕΚΥ προσλαμβάνουν έναν υπάλληλο ή δέχονται κάποιον ως εθελοντή, του ζητούν να υπογράψει μια δήλωση προστασίας των προσωπικών δεδομένων, με σκοπό να προστατευτεί η ιδιωτική ζωή του καθενός που εμπλέκεται, είτε ως μέλος, είτε ως εθελοντής, είτε ως δικαιούχος των υπηρεσιών μας.
Κάθε πληροφορία που προσδιορίζει ένα άτομο ή περιέχεται στο αρχείο του δικαιούχου, θεωρείται προσωπική και αυστηρά εμπιστευτική. Οι Ελληνικές Κοινωνικές Υπηρεσίες του Κεμπέκ, της Ελληνικής Κοινότητας Μείζονος Μοντρεάλ, σέβονται και προστατεύουν την ιδιωτική ζωή και τις προσωπικές πληροφορίες. Αυτή η υποχρέωση πηγάζει από το δικαίωμα στην ιδιωτική ζωή των πολιτών, που αναγνωρίζεται από τον χάρτη δικαιωμάτων και το αστικό δίκαιο του Κεμπέκ. Όλοι οι εργαζόμενοι και οι εθελοντές που εργάζονται για τις ΕΚΥ οφείλουν να συμμορφώνονται σε αυτήν την υποχρέωση.
Επιπροσθέτως της ενυπόγραφης δέσμευσης, η οποία υπόσχεται να σέβεται την ιδιωτική ζωή των δικαιούχων, το άρθρο 7.2 του εσωτερικού κανονισμού των ΕΚΥ αναφέρει τον κώδικα δεοντολογίας που διέπει τους υπαλλήλους και το Διοικητικό Συμβούλιο, όταν ασκούν τα καθήκοντά τους. Επιβάλλοντάς τους να συμπεριφέρονται σε όλους με αξιοπρέπεια και σεβασμό, τηρώντας τους κανονισμούς του οργανισμού.